Irgendwann passiert es jedem: Viel zu viel Arbeit, viel zu wenig Zeit. Nur keine Panik. Höchstwahrscheinlich ist nicht alles verloren. Du kannst etwas tun. Das Erste: kühlen Kopf bewahren. Und dann? Lies hier.

Wachsen dir deine Pflichten vom Studium, der Arbeit und dem Privatleben gerade über den Kopf? Du stehst vor einem Riesenberg Arbeit? Gräm dich nicht. Das passiert jedem einmal. Aus vielfältigen Gründen: vielleicht war dein Zeitmanagement letzthin nicht optimal, die Arbeitslast war ungewöhnlich hoch, du warst krank oder es gab äussere Störfaktoren, die du gar nicht beeinflussen konntest.

Wenn dein Pensum im Normalfall schon sehr sportlich ist, erscheint dir jetzt alles hoffnungslos. Hoffnungslos? Genau das hilft dir jetzt nicht: Katastrophenvisionen, die in deinem Kopf stundenlang Karussell fahren. Grüble also nicht zu lange darüber nach, wie schlimm alles ist oder weshalb du in dieser misslichen Lage steckst.

Akzeptiere: Du bist spät dran und musst damit leben. Damit befreist du deine (Gedanken)Energie für die wirklich wichtigen Dinge. Und die sind: Wieder in Fahrt kommen und zumindest das grösste Unheil von dir abwenden. Oder einfach das Semester, den Monat oder nur diese Woche einigermassen heil überstehen.

Den Schaden begutachten

Wie gross ist der Schaden denn wirklich? In einer Krise fühlt sich alles grösser und schwieriger an, als es tatsächlich ist. So schlimm, dass wir aus Verzweiflung auch schon mal gar nichts mehr tun. Was natürlich gar nicht hilft.

Nimm dir also Zeit, die Situation in Ruhe zu analysieren. Vorsicht; es wird sich paradox anfühlen, etwas anderes zu tun als zu arbeiten.

«Ich müsste doch jetzt viel eher dies oder das erledigen…!» nörgelt die Stimme in deinem Kopf. Beruhige sie so: «Was ich jetzt tue, hilft mir, die kommenden Tage und Wochen besser zu überstehen und effizienter zu arbeiten.»

Ganz egal, ob du in allen Fächern, nur in einem oder sogar nur in einem einzigen Projekt hinterherhinkst: verschaffe dir jetzt eine klare Sicht auf all deine anstehenden Aufgaben.

• Geh all deine Aufgaben durch und erstelle eine Liste. (Ein Excel-File eignet sich dafür sehr gut, aber auch eine Liste auf Papier tut es).
• Setze auch wichtige Meilensteine auf die Liste, die du bereits erledigt
• Markiere erledigte Aufgaben grün, halb erledigte gelb und noch nicht angefangene rot.

Im Idealfall erkennst du, dass bereits einiges geschafft ist. Oder dass da gar nicht soooo viel zu tun ist, wie dir deine Verzweiflung weismacht.

Diese Entdeckung kann dich motivieren und dein Selbstvertrauen neu stärken.

Es kann aber auch der andere Fall eintreten: Es lässt sich nicht mehr beschönigen, dass die Lage tatsächlich ernst ist. Immerhin weisst du jetzt genau, woran du bist. Das mag eine harte Erkenntnis sein – aber immer noch besser, als im Blindflug auf den Berg zuzusteuern. Vieles lässt sich retten, aber nur, wenn du jetzt aktiv wirst.

Den Weg anschauen

In deiner Situation ist es natürlich wichtig, dass du nicht noch weiter zurückfällst. Schau dir die Aufgaben für die nächsten vier bis sechs Wochen an und frag dich:

• Welche grösseren Projekte kommen auf mich zu?
• Welche Zwischenprüfungen, Semesterarbeiten oder ähnliches stehen an?
• Gibt es Wochen, in denen die Arbeitslast absehbar (sehr viel) grösser sein wird als in anderen?
• Gibt es Dinge, die ich verschieben, weglassen oder delegieren kann?
• Welche der verpassten Arbeiten muss ich bis wann nachholen?

Es lässt sich nicht schönreden: Du wirst in nächster Zeit ganz schön hart arbeiten müssen.

Vielleicht (viel) mehr als bisher.

Ebenso sicher ist aber auch, dass diese Zeit einmal zu Ende gehen wird. Manchen hilft es, wenn sie sich diese Strecke bildhaft vorstellen oder sogar konkret aufmalen: eine Bergstrecke bis zum Gipfel, ein Marathon durch unterschiedliches Gelände oder ein Weg mit Meilensteinen. Egal, wie du deine «Durststrecke» nennst oder visualisierst - was du jetzt brauchst, ist ein Plan, der dir auf einer einzigen Seite vor Augen führt, was in den nächsten Wochen oder Monaten bei dir los ist.

Notiere dir alle Tests, Prüfungen, Abgabetermine und so weiter. Vergiss auf keinen Fall wichtige private Ereignisse. Es ist zum Beispiel völlig klar, dass du an dem einen Wochenende nicht lernen wirst, an dem deine Schwester heiratet. Markiere diese Tage deutlich mit einer Farbe, die «Freizeit» signalisiert.

In einer anderen Farbe könntest du die Zeiten markieren, die du dir als «Studienzeiten» reservieren willst.

Fällt dir auf, dass die Stimme in deinem Kopf vielleicht fordert: «Arbeite, arbeite, arbeite! Du darfst auf keinen Fall etwas anderes tun»? Da liegt möglicherweise dein Hauptfehler.

Du brauchst Erholungszeit, denn Höchstleistung bringen wir nur fit und ausgeschlafen. Plane deine Freizeit also ebenso sorgfältig wie deine Arbeitszeit.

Schwierigkeiten mit der Priorisierung?

Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Aufgaben, die auf deiner Liste stehen, sehr viel Zeit in Anspruch nehmen werden. Möglicherweise mehr Zeit, als dir zur Verfügung steht. Du musst also Prioritäten setzen.

Das sagt sich leicht, fällt manchen aber – vor allem zu Beginn des Studiums - sehr schwer.

Schliesslich gibt es Dinge, die sofort erledigt werden müssen, aber fürs Studium gar nicht so wichtig sind.

Umgekehrt müssen sehr wichtige Dinge noch lange nicht fertig sein.

Und zu guter Letzt hängen einige Aufgaben davon ab, dass Teilschritte in einer logischen Reihenfolge abgearbeitet werden müssen.

Wenn dir das Priorisieren schwerfällt, benutze für eine Weile einen «Prioritäts-Raster». Vergib deinen Aufgaben Punkte, um einen klareren Eindruck ihrer Prioritäten zu erhalten.

Eine Tabelle wie diese kann dir helfen:

Du weisst jetzt, wann was zu tun ist und wie viel Zeit du dafür ungefähr brauchst. Übertrage die einzelnen Aufgaben in deine Agenda oder deine Tagespläne.

Wenn du kannst, teile die Aufgaben auf in kleinere Portionen (à ca. 20 Minuten Zeitaufwand), so dass sie sich «machbar» anfühlen. Was in 20 Minuten erledigt werden kann, fängst du lieber an, als was mit vier Stunden harter Arbeit droht.

Und wenn du dich für jede erledigte Aufgabe lobst, wirst du dich gut fühlen. Gut möglich, dass du so plötzlich viel mehr erledigst als vorher.

Denk über deinen Arbeitsstil nach

Hilfreich kann es auch sein, dass du über deinen Arbeitsstil nachdenkst. Wie würdest du dich und deine Arbeitsweise am ehesten beschreiben:

• Ich fange rasch an, ziehe meine Aufgaben durch und gebe 100 Prozent – egal, wie lange etwas dauert.
• Oft fällt es mir schwer etwas in Angriff zu nehmen. Ich arbeite eher langsam und erreiche nicht immer, was ich mir vorgenommen habe.
• Mal stürze ich mich voller Begeisterung in eine Arbeit und arbeite hoch konzentriert. Dann wieder kann ich mich kaum aufraffen und trödle vor mich hin. Ich schwanke oft zwischen Hyperaktivität und Unproduktivität.

Egal, zu welchem Typ du gehörst, es wird hilfreich sein, dir klare Tagesziele zu setzen.

Und zwar solche, die du tatsächlich abarbeiten kannst und die dir nicht sämtliche Kraft rauben (so dass du am nächsten Tag nichts mehr zustande bringst.)

Wer alles voller Energie und mit 150 % Kraft erledigt, muss sich ein Tagessoll geben, das auch Ruhe und Erholung ermöglicht.

Wer eher dazu neigt, zu wenig zu tun, gibt sich ein Minimum – und erlaubt sich Ruhe (oder Unterhaltung!) erst, wenn zumindest das Minimum erfüllt wurde.

Wer zwischen Hyperaktivität und Unproduktivität schwankt, muss beide Ziele im Auge behalten, das Maximal- und das Minimalziel: «Ich darf höchstens …… (das Maximalziel) arbeiten, danach brauche ich eine Pause. An Tagen, an denen meine Energie tief ist, muss ich mindestens ……. (das Minimalziel) erfüllen.»

Folge dem Plan

Egal, was passiert – folge in den nächsten Tagen strikt deinem Plan.

Hilfreich ist, deinen Fortschritt zu dokumentieren. Färbe Erledigtes auf deiner Liste in deiner Lieblingsfarbe ein – so wird klar sichtbar, was du geschafft hast.

Mit der Zeit wird dich dein Fortschritt motivieren und dir helfen, deine Durststrecke zu überstehen.

Ja, es ist wahr: du bist weiterhin spät dran und musst mehr arbeiten, um dein Ziel zu erreichen. Aufholen ist kein Sonntagsspaziergang.

Es hat mehr als einen Tag gedauert, um zurückzufallen – also wird es auch länger als einen Tag brauchen, um mit deinen Aufgaben wieder à jour zu sein.

ABER, wenn du dich auf den Weg begibst, hast du eine Chance auf Erfolg. Wenn du nichts tust, verbaust du dir diese Chance.

In Kürze:

• Land unter? Das kann jedem mal passieren.
• Jetzt gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Investiere Zeit und Gedanken in deinen Rettungsplan.
• Lerne gute Prioritäten zu setzen.
• Überdenke deinen Arbeitsstil und setze dir Minimal- und Maximalziele für die tägliche Arbeit.